Registro dei sistemi AI aziendali: cos'è, cosa contiene, come si tiene
Il registro dei sistemi AI è il censimento documentato degli strumenti di intelligenza artificiale usati in azienda: quali sono, chi li usa, per quali attività, con quali dati e con quale livello di rischio secondo l'AI Act. È il presupposto di ogni altro adempimento: non puoi governare, né dimostrare di governare, ciò che non sai di avere.
Ultimo aggiornamento normativo:
Art. 1
Perché serve un registro dei sistemi AI?
Per un motivo di legge e per uno di buon senso. Quello di legge: l'AI Act impone obblighi diversi a seconda del tipo e del rischio dei sistemi usati, ma non puoi classificare né governare ciò che non sai di avere. Il censimento è il presupposto logico di ogni altro adempimento, dalla formazione proporzionata al ruolo fino alla policy d'uso.
Quello di buon senso: nella maggior parte delle PMI l'AI è entrata dal basso: l'impiegato che usa ChatGPT, il commerciale col traduttore automatico, il gestionale che ha "acceso" l'assistente AI in un aggiornamento. È il fenomeno dello shadow AI: strumenti in uso senza che la direzione lo sappia, con dati aziendali e personali che escono senza regole. Sapere chi usa cosa ha valore gestionale a prescindere dalla norma.
Art. 2
Cosa deve contenere il registro?
Per ogni sistema o strumento AI in uso, il registro documenta:
- Identificazione: nome dello strumento, fornitore, versione (es. ChatGPT Team, Copilot, modulo AI del gestionale);
- Utilizzo: quali funzioni aziendali lo usano e per quali attività;
- Dati trattati: che tipo di informazioni vi transitano (dati personali, dati di clienti, know-how);
- Classificazione del rischioai sensi dell'AI Act (minimo, limitato, alto) con le conseguenze pratiche;
- Presidi: chi è il referente, quale formazione ha ricevuto chi lo usa, quali regole della policy si applicano.
Art. 3
Un foglio Excel compilato una volta è sufficiente?
È meglio di niente, ma invecchia dal giorno dopo: gli strumenti AI in azienda cambiano più velocemente di qualsiasi altro software perché nuove funzioni AI compaiono dentro applicazioni già in uso, i reparti adottano strumenti nuovi senza passare dall'IT, i fornitori cambiano modelli e condizioni. Un registro statico fotografa il passato; in caso di verifica, un documento fermo a 18 mesi prima dimostra soprattutto che il presidio non c'è.
Nel nostro abbonamento il registro è uno strumento vivo in piattaforma: si aggiorna in modo guidato, si collega alla formazione delle persone che usano ciascuno strumento e si esporta in un documento presentabile in qualsiasi momento.
Art. 4
Come si fa il censimento la prima volta?
Il primo censimento è la parte che spaventa e quella che facciamo insieme: un questionario guidato per reparto fa emergere gli strumenti dichiarati e quelli "sommersi", il nostro team classifica i sistemi individuati e il registro nasce già compilato. Per un'azienda di 20-50 persone parliamo di ore di lavoro, non di settimane.
Il registro è incluso nell'abbonamento insieme a formazione con attestato e policy d'uso: i tre pezzi dell'adempimento si tengono a vicenda.
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